Tietosuojaseloste

Yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) perustuva tietosuojaseloste

Plugit Finland Oy (”Plugit”) asiakkaiden ja asiakkaiden edustajien henkilötietojen käsittelyn kuvaus, päivitetty 13.10.2023

1. Rekisterinpitäjä

PlugIt Finland Oy

Jasperintie 334 B

33960 Pirkkala

y-tunnus: 2513960-7

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Eero Tukiainen

Plugit Finland Oy

Puhelin 0207 350 330

Sähköposti: gdpr@kotilataajat.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Plugit käsittelee seuraavia Plugitin asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietoja:

Rekisteröidyn perustiedot, kuten:

• etu- ja sukunimi
• syntymävuosi
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden ammattia tai asemaa työyhteisössä koskevat tiedot

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen sekä palveluiden ja sisältöjen käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten:

• rekisterinpitäjän palveluja koskevat rekisteröitymistiedot (esim. verkkokaupan ja taustajärjestelmäpalvelun käyttäjätunnukset ja salasanat);
• rekisteröidyn autoa koskevat tiedot, ja mahdolliset muut rekisteröidyn antamat profilointi- ja kiinnostustiedot;
• ostamista koskevat tiedot, kuten ostettuja tuotteita ja palveluita koskevat tiedot, mukaan lukien tuotteiden takuutiedot, sekä maksamista, laskutusta ja perintää koskevat tarpeelliset tiedot, kuten luottokorttitiedot;
• tuotteiden tai palveluiden toimittamista varten tarpeelliset, rekisteröidyn kiinteistöä tai asumista koskevat tiedot, kuten tieto rekisteröidyn käyttämästä sähköyhtiöstä;
• tuotteiden käyttöön liittyvät tiedot, kuten latausfrekvensseihin ja -määriin liittyvät tiedot sekä latausoikeuksiin liittyvät tiedot;
• sijaintitiedot (esimerkiksi taustajärjestelmäpalvelussa GPS:n avulla lasketut koordinaatit, jos asiakas on tätä varten antanut nimenomaisen luvan);
• asiakasviestintään liittyvät tiedot, mukaan lukien asiakaspalvelupuheluiden taltioinnit;
• palautteet ja reklamaatiot, mukaan lukien virhe- ja tuotevastuuseen liittyvät tiedot;
• rekisterinpitäjän sähköisten palveluiden ja sisältöjen käyttöä koskevat selailutiedot ja muut tiedot, mukaan lukien rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (IP-osoite, selainohjelmisto, selainversio ja käyttöjärjestelmä) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot, mikäli evästeisiin liitetään henkilötietoja (lisää tietoa evästeisiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystämme löydät evästeselosteestamme, joka löytyy täältä);
• markkinointiin, jälkimarkkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden hyödyntäminen ja niiden yhteydessä annetut tiedot sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakkuuden tai muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitaminen ja hallinnointi, analysointi ja kehittäminen, kuten:
• asennus-, katselmus- tai huoltopalvelun taikka muun palvelun toteuttaminen
• tuotteen toimittaminen tai muun sopimuksen toteuttaminen
• taustajärjestelmäpalvelun tarjoaminen
• yhteydenpito asiakkaaseen, mukaan lukien sähköinen asiakasviestintä;
• Plugitin oman sekä Vihreä Kaista -palvelun uutiskirjeen toimittaminen;
• analysointi ja tilastointi;
• rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnittelu, analysointi ja kehittäminen;
• rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden markkinointi, mukaan lukien suoramarkkinointi ja sen kohdentaminen rekisteröityä kiinnostavaksi esimerkiksi asiakkaan ostohistoriatietojen tai muiden tietojen perusteella luotujen profiilien avulla;
• mielipide- ja markkinatutkimukset; ja
• muut vastaavat käyttötarkoitukset, jotka eivät ole ristiriidassa edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kanssa.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

5.1 Sopimus

Jos olet suoraan asiakassuhteessa meihin, käsittelemme henkilötietojasi sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet itse osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. Sopimus syntyy, kun informoimme palvelumme sitovista ehdoista verkkosivustollamme ja rekisteröidyt palveluumme.

5.2 Oikeutettu etu

Plugitin oikeus käsitellä henkilötietojasi perustuu osin asiakassuhteeseen liittyvään oikeutettuun etuun. Käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella, kun edustat työnantajaasi ja rekisteröidyt palveluumme tai muulla tavoin ilmaiset henkilötietosi meille. Oikeutettu etu on käsittelyperuste myös tietojen analysoimisen ja tilastoimisen yhteydessä sekä markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseksi suoritetun henkilötietojen käsittelyn kohdalla. Henkilötietojen käsittelyyn liittyy myös profilointia ja markkinoinnin kohdentamista. Profiloinnin avulla pystymme esimerkiksi tarjoamaan sinulle lähimpiä latauspisteitä.

Olemme tehneet intressipunninnan, jonka perusteella olemme todenneet, että rekisteröityjen perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Plugitin oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja asiakassuhteen perusteella. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Plugitin oikeutettuun etuun. Tällöin arvioimme, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi ja etusi.

5.3 Suostumus

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella siltä osin, kuin olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin ja lähetämme sinulle säännöllisesti Plugitin uutiskirjeen tai sähköistä suoramarkkinointia.

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella myös silloin, kun saamme henkilötietosi yhteistyökumppaniltamme antamasi suostumuksen perusteella.

Käsittelemme myös evästeiden avulla kerättyjä henkilötietojasi evästeiden asettamista koskevan suostumuksen perusteella. Lisää tietoa evästeisiin liittyvästä henkilötietojen käsittelystämme löydät evästeselosteestamme, joka löytyy täältä. Käsittelemme sijaintitietojasi silloin kun olet antanut suostumuksesi sijaintitietojen käsittelyyn.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa. Voit peruuttaa suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin ilmoittamalla asiasta yhteyshenkilöllemme tai klikkaamalla jokaisen suoramarkkinointiviestin alakulmassa olevaa peruutuslinkkiä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti toimivaltaiselle viranomaiselle, kuten veroviranomaiselle. Tietoja luovutetaan myös latauspisteiden palveluntarjoajille, jotta palveluntarjoajat voivat tunnistaa latauspisteelle saapuvat asiakkaamme.

Plugit voi luovuttaa henkilötietoja käsittelysopimuksen perusteella asiakasyritykselleen Plugitin ja/tai asiakasyrityksen asiakassuhteen hoitamiseksi.  Plugit voi myös luovuttaa henkilötietoja huolellisesti valituille yhteistyökumppaneille Plugitin lukuun tehtävää markkinointia varten, ellet ole kieltänyt tällaista tietojen luovuttamista.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin. Plugit on kuitenkin oikeutettu lainsäädännön sallimin tavoin luovuttamaan ja/tai siirtämään henkilötietoja tarvittaville osapuolille kuten ostajille tai mahdollisille ostajille ja näiden neuvonantajille sulautumisten, ostojen, myyntien uudelleenjärjestelyiden, tai muiden yritysjärjestelyiden, siirtojen, tai määräysvallan muutosten yhteydessä, jotka liittyvät Plugitiin ja/tai sen konserniyhtiöihin, palveluihin, sovelluksiin, digitaalisiin palveluihin tai liiketoimintoihin. Lisäksi Plugit voi luovuttaa tietoja mm. tilastointi- ja analysointitarkoituksiin siten, etteivät luovutettava tiedot ole yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön (esimerkiksi sähköyhtiöille luovutetaan tietoja
latausfrekvensseistä ja -määristä).

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Plugitin lukuun:

• IT-järjestelmien toimittajille
• Kirjanpitoa suorittavalle palveluntarjoajalle

7. Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle Plugitin yhteistyökumppaneille ja palveluntarjoajille.

Henkilötietojen siirrossa noudatetaan aina soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Henkilötietojen siirtoihin sovelletaan lainsäädännön mukaisia siirtomekanismeja, kuten sopimuksia, joissa käytetään tietosuojan tason takaamiseksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita EU:n ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille, sekä muita lainsäädännön vaatimia suojatoimia.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Plugitin lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Plugit säilyttää kuluttaja-asiakkaan henkilötietoja niin kauan kuin asiakkaan asiakkuus jatkuu, ja kaksi vuotta tämän jälkeen, ellei Plugitilla ole muita käsittelyperusteita, kuten käsittely kirjanpitovelvoitteiden toteuttamiseksi tai suoramarkkinoinnin lähettämiseksi.

Plugit säilyttää suoramarkkinointitarkoituksiin käsiteltyjä henkilötietoja niin kauan kunnes rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin lähettämisen. Tällöin Plugit säilyttää tiedon markkinointikiellosta, ellei rekisteröity vastusta tällaista käsittelyä.

Plugit säilyttää kirjanpitoon liittyviä tietoja 6 vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyy.

Plugit säilyttää muita tietoja kuten yhteystietoja Plugitin asiakasrekisterissä niin kauan kuin edustaja edustaa Plugitin asiakasyritystä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Voit käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia toteuttamalla pyynnön täällä. Voit saada lisätietoa ja ohjeistusta oikeuksistasi ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöömme.

Huomaathan, että voimme tarpeen mukaan pyytää sinua toimittamaan lisätietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada Plugitilta vahvistus siitä, käsitelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Emme anna sinulle pääsyä sellaisiin tietoihin, jotka ovat Plugitin liikesalaisuuksia tai luottamuksellisena pidettäviä tietoja taikka tietoja, jotka voisivat loukata toisen henkilön yksityisyydensuojaa.

Kun käytät oikeuttasi saada pääsyn tietoihin, me toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme sinua koskevista henkilötiedoista. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot sinulle yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos pyydät toimitusta suullisesti tai paperisena.

9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään sinua itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Voimme pyytää sinua toimittamaan lisäselvitystä, jos tarvitsemme lisätietoja esimerkiksi henkilöllisyytesi varmistamiseksi tai toimittamiesi uusien tietojen paikkansapitävyyden vahvistamiseksi.

Voit myös itse oikaista omat tietosi kirjautumalla palveluumme.

9.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus saada Plugit poistamaan sinua itseäsi koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin (jos et esimerkiksi ole enää asiakas ja viimeiset ostokset tai muut asiakastapahtumat on tehty useita vuosia sitten);
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• Plugit on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava Plugitiin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Arvioimme oikeutesi ja mahdollisuutemme poistaa tiedot tapauskohtaisesti. Pyrimme kunnioittamaan toiveitasi ja oikeuttasi tietojen poistamiseen lain sallimissa rajoissa.

9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan sinun suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• Plugit ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin ja muutoin poistaisimme tietosi, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö Plugitin oikeutetut edut vastustamisesi perusteet.

9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos olet itse toimittanut henkilötietosi meille esimerkiksi kirjautuessasi verkkopalveluumme, sinulla on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, siltä osin kuin:

• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko suostumukseesi (kuten uutiskirjeen tilauksen kohdalla) tai henkilötietojesi käsittely on tarpeen sopimuksen, esimerkiksi taustajärjestelmäpalveluamme koskevan sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Emme toimita tai siirrä sinulle tai toiselle rekisterinpitäjälle muiden henkilöiden henkilötietoja tai Plugitin liikesalaisuuksiksi luettavia tietoja.

Sinulla ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään Plugitin oikeutetun edun perusteella.

9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin käsittelymme perustuu oikeutettuun etuun, eikä suorittamallemme käsittelylle ole olemassa tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi ja vapautesi.

Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit myös vastustaa suoramarkkinointia varten suorittamaamme profilointia. Emme enää lähetä sinulle suoramarkkinointia tai käsittele henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksessa tämän vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/tietosuojavaltuutetun-toimisto), jos rekisteröity katsoo, että Plugit on rikkonut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia. 

11. Mistä henkilötiedot on saatu (jos ei rekisteröidyltä itseltään)?

Plugit kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi henkilötietoja kerätään yhteistyökumppaneilta sekä autoliikkeiltä käsittelysopimusten perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn edustamalta yritykseltä sekä Plugitin käyttämistä järjestelmistä, jotka keräävät tietoja rekisteröidyistä.

12. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy sähköisen rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä henkilökohtaisella käyttöoikeudella. Manuaalisessa muodossa olevat, henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

13. Käyttäjänseuranta

Evästeisiin perustuvan seurannan (evästeseloste täällä) lisäksi käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme, miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme. Yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin, joita kerätään esimerkiksi verkkosivun chat-toiminnon kautta, kun sivulla kävijä vuorovaikuttaa kanssamme chatissa. Leadoo käyttää niin kutsuttua etag-seurantaa, joka eroaa teknisesti evästepohjaisesta seurannasta, mutta johon pätevät samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Lisätietoja Leadoo-seurannasta saat Leadoo Marketing Technologies Oy:n tietosuojakäytännöstä (https://leadoo.com/privacy-policy/). EU:n tietosuoja-asetuksen näkökulmasta Plugit toimii Leadoo-seurannassa henkilötietojen rekisterinpitäjänä, ja Leadoo toimii henkilötietojen käsittelijänä. Verkkosivuillamme tehtävä seuranta perustuu vapaaehtoiseen suostumukseen, jonka voit antaa vieraillessasi ensimmäistä kertaa sivullamme. Voit peruuttaa suostumuksen koska vain, sekä hallinnoida evästeitä, etageja ja muuta verkkosivujemme kautta tapahtuvaa seurantaa selaimesi asetuksista, tai olemalla meihin yhteydessä (gdpr@kotilataajat.fi). Suosittelemme myös tyhjentämään selaimesi välimuistin, jos kiellät evästeisiin ja vastaaviin teknologioihin perustuvan seurannan.